# 株式会社ミナトデジタルワークス 文書管理規程

制定 2020年10月1日／最終改定 2025年4月1日

## 第1条（目的）
この規程は、会社の文書の作成、保存、廃棄に関する事項を定め、業務の適正な遂行と記録の保全を図ることを目的とする。

## 第2条（文書の定義）
文書とは、業務上作成または取得した記録をいい、紙媒体および電子データの双方を含む。

## 第3条（文書管理責任者）
各部門に文書管理責任者を置く。文書管理責任者は部門長がこれを兼ねる。

## 第4条（文書の分類）
文書は、次の区分に分類する。
1. 法定保存文書：法令により保存期間が定められている文書
2. 社内規程文書：規程、マニュアル、手順書
3. 業務文書：契約書、報告書、議事録、申請書
4. 一時文書：メモ、下書き、参考資料

## 第5条（保存期間）
文書の保存期間は次のとおりとする。

| 文書の種類 | 保存期間 |
|---|---|
| 定款、株主総会議事録 | 永久 |
| 取締役会議事録 | 10年 |
| 会計帳簿、決算書類 | 10年 |
| 契約書 | 契約終了後 7年 |
| 領収書、請求書等の証憑 | 7年 |
| 労働者名簿、賃金台帳 | 5年 |
| 雇用契約書 | 退職後 5年 |
| 健康診断個人票 | 5年 |
| 社内会議の議事録 | 3年 |
| 稟議書 | 5年 |
| 日報、週報 | 1年 |

保存期間の起算日は、**当該文書に係る事業年度の翌事業年度の初日**とする。

## 第6条（保管場所）
紙媒体の文書は、施錠可能な書庫に保管する。「秘」以上に分類される文書は、指定された者のみが解錠できる書庫に保管する。

電子データは、会社が承認した文書管理システムに保存する。個人の端末のみに保存してはならない。

## 第7条（電子化）
紙媒体の文書は、電子帳簿保存法の要件を満たす方法により電子化して保存できる。この場合、原本の紙媒体は電子化の確認後に廃棄できる。

ただし、**契約書の原本については、電子化後も紙媒体を保存期間満了まで保管する。**

## 第8条（持出し）
文書を社外に持ち出す場合は、情報セキュリティ規程第11条に従う。

## 第9条（廃棄）
保存期間が満了した文書は、文書管理責任者の承認を得て廃棄する。

「秘」以上に分類される文書の廃棄は、**溶解処理または裁断処理**により行い、廃棄記録を残す。

電子データの廃棄は、復元不可能な方法により行う。

## 第10条（廃棄の停止）
訴訟、監査、当局の調査その他の事由により文書の保全が必要となった場合、文書管理責任者は当該文書の廃棄を停止しなければならない。